Secrétaire de direction - La Coupe d'Or, Scène Conventionnée (17)

Le Théâtre de La Coupe d’Or - Scène conventionnée de Rochefort développe une politique de soutien à la création et de résidences, incluant deux associations artistiques. Sa saison de spectacles est pluridisciplinaire. Elle s’articule autour d’un axe jeune public, complété par trois volets : cirque, musiques actuelles et diffusion territoriale. Composée de plus de 35 spectacles et 80 représentations, elle témoigne de l’actualité régionale et nationale de la création théâtrale, chorégraphique, circassienne, musicale. L’éducation artistique et l’action culturelle marquent par ailleurs la singularité du projet du Théâtre de La Coupe d’Or. La Scène conventionnée de Rochefort déploie son activité dans le théâtre à l’italienne (400 places), ainsi que sur le territoire communautaire, en salle ou dans l’espace public.


Missions

 

Sous l’autorité du directeur, du directeur-adjoint, de la secrétaire générale et la responsabilité de l’administratrice, le / la secrétaire de Direction assure le secrétariat de la direction et de l’équipe du Théâtre de La Coupe d’Or, participe à l’administration quotidienne de la structure, à l’accueil des artistes, ainsi qu’à la communication. En relation directe avec la direction, l’ensemble des services du Théâtre de La Coupe d’Or, les équipes artistiques et certains fournisseurs, le / la secrétaire de Direction doit, pour le bon exercice des missions qui lui sont confiées, comprendre les enjeux du projet artistique et culturel de la direction, connaître les activités et l’actualité du Théâtre de La Coupe d’Or, maîtriser la communication des informations dont il/elle dispose.

 

1. Secrétariat, accueil et administration quotidienne

→ assure le standard téléphonique : reçoit et identifie les appels téléphoniques (analyse les demandes, répondre à bon escient, hiérarchise les appels et les oriente vers les services ou personnes concernées, prend les messages (coordonnées et objet) et les transmet aux services concernés

→ ouvre, traite et classe le courrier, les mails
→ affranchit le courrier sortant et en assure l’expédition
→ est chargé.e de l’accueil en dehors des heures d’ouverture de la billetterie (prestataires, fournisseurs,

transporteurs, intervenants...)
→ assure un premier niveau de réponse aux sollicitations téléphoniques des spectateurs : connaît la programmation spectacle vivant et plus généralement toutes les activités de La Coupe d’Or à destination des publics, actualise et entretient ses connaissances sur le contenu de la programmation du théâtre, sait communiquer une première information sur les spectacles et l’actualité du Théâtre (dates, horaires, lieux, reports, annulations...)

→ effectue et gère le suivi des équipements (approvisionnements en consommables, maintenance de la photocopieuse et de la machine à affranchir) ; recherche des fournisseurs et des prestataires ; rédige des demandes de devis, des bons de commandes, en assure le suivi o est en charge des approvisionnements : fournitures de bureau, papeterie

→ participe à l’accueil des spectateurs lors des représentations

 

2. Secrétariat de l’équipe

→ informe l’équipe de l’agenda de la Direction
→ transmets les messages
→ réserve les billets de train pour les déplacements de l’équipe
→ gère le planning d’utilisation des véhicules (hors véhicule utilitaire du service technique)
→ crée des outils personnalisés et assure leur mise à jour (formulaire de congés, annuaire, bordereau de programmation, répertoire...)
→ met à jour l’affichage sur les panneaux d’informations internes
→ fait circuler la planification et la coordination des différentes activités se déroulant dans le lieu et en assure l’information en interne

 

3. Communication

→ participe à la communication professionnelle : constitue et actualise les fichiers des professionnels du spectacle ; constitue et actualise les fichiers des partenaires institutionnels

→ participe à la communication des activités du Théâtre de La Coupe d’Or le suivi des équipements et du petit matériel : collecte auprès des équipes artistiques et des partenaires les éléments de communication utiles à la rédaction de la plaquette de saison, des feuilles de salle... ; transmets au graphiste de l’établissement l’ensemble des éléments relatifs aux documents dont la conception lui est confiée ; met en page les programmes de soirée o vérifie et corrige les documents

 

4. Accueil des artistes
→ veille à la qualité de l’accueil réservé aux équipes artistiques en lien avec l’attachée à l’information et à l’accueil et l’agent de nettoyage, assistante logistique.

→ identifie et communique aux compagnies programmées les moyens de transport et d'hébergement, de restauration...

→ établit les feuilles de routes, les dossiers d'accueil et les communique aux compagnies
→ assure le suivi des relations avec les hôtels et les restaurants (réservations, rooming list, mises à jour...)


Profil recherché

 

Connaissances/Compétences nécessaires

→ Titulaire d’un diplôme de secrétariat de Direction ou d’assistanat de Direction (diplôme de niveau 5, bac + 2) ou expérience solide et confirmée dans un poste similaire d’au moins trois ans

→ Très bonne expression orale et écrite
→ Maîtrise parfaite de l’orthographe et de la grammaire
→ Maîtrise des suites bureautiques (word, excel, powerpoint...)
→ Maîtrise des logiciels de messagerie électronique, navigateurs
→ Bonne connaissance des logiciels de PAO
→ Maîtrise des règles typographiques
→ Pratique de la gestion électronique documentaire
→ Utilisation d’un standard (mise en attente, transfert d’appel...)
→ Grande capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément
→ Pratique écrite et orale de l’anglais
→ Permis de conduire B

 

Qualités
→ Expérience confirmée dans un poste similaire
→ Grande réactivité et adaptabilité, dynamisme, rigueur, initiative, sens de l’organisation et de l’anticipation, auto-contrôle, bon relationnel et goût pour le travail en équipe o Aptitude à la polyvalence
→ Respect des règles de discrétion et de confidentialité des missions confiées
→ Sensibilité à la diversité des formes artistiques du spectacle vivant appréciée


 

Contrat à durée indéterminée

Temps plein - 35 heures hebdomadaires annualisées
Rémunération selon CCNEAC, groupe 5

Travail régulier les soirs et week-ends

Vous pouvez encore candidater !

20 / 23:16:31

le 12/06/2022 à 00h00m00s

 


 

Candidatures

Franck Becker

M. le Directeur

direction@theatre-coupedor.com

 

CV + Lettre de motivation à joindre à votre candidature​​​​​​​

Coupe d or